10の一般的なプロジェクト管理の間違い

あなたは、複数のプロジェクトを1つも台無しにせずに同時に処理する必要があるプロジェクトマネージャーです。それにもかかわらず、あなたが監督するプロジェクトは、完了するのに時間がかかり、元の予算よりもはるかに多くの費用がかかります。これはあなたに眠れない夜を与え、あなたが眠っているときでさえ、あなたは悪夢を見ます。プロフェクトが失敗する理由について考える必要があります。これを分析すると、プロジェクト管理でよくある間違いを繰り返していることがわかり、プロジェクトの進行を妨げています。この記事では、今すぐ修正できるプロジェクト管理の最大の間違いについて学びます。

ここに、決してしてはいけない10のプロジェクト管理ミスがあります。

1.チームの同意なしに目標を設定する
2.スコープを比例外に成長させる
3.タスクとプロジェクトを優先しない
4.無能なプロジェクトマネージャーとチーム
5.チームと利害関係者間の不十分なコミュニケーション
6.すべてを手動で行う
7.不十分なリソース管理
8.間違ったプロジェクト管理方法の選択
9.変更を適切に管理していない
10.プロジェクトを選択する際に会社の指示を無視する

1.チームの同意なしに目標を設定する
標を設定し、今後のプロジェクトについて予測する前に、チームメンバー全員とキックオフプロジェクトミーティングを開催することが重要です。キックオフミーティングは、適切な期待を設定し、誰もが自分の役割と責任がどうなるかを知っているので、チームを自己組織化するのに役立ちます。さらに、プロジェクトが失敗する最大の理由の1つである非現実的な期限を設定する必要がなくなります。

非現実的な期限を設定すると、チームはプロジェクトのさまざまなフェーズを急いで実行する必要があります。プロジェクトが急いでいるとき、エラーの可能性は多様体を増やします。その結果、最終的に完成した製品が完成します。すべてのチームメンバーをプロジェクトのすべての利害関係者とともに自信を持って取り、全員が同じページに留まるようにします。

2.プロジェクトの範囲を不規則に拡大させる
プロジェクト管理でスコープクリープという言葉をよく耳にしますが、スコープクリープとは何ですか。スコープのクリープは次のように定義できます。「時間、コスト、リソースへの影響に対処することなく、または顧客の承認なしに、機能を追加する。この現象は、プロジェクトが適切に定義、文書化、または制御されていない場合に発生します。これは、プロジェクトの失敗につながる最大のプロジェクト管理問題の1つです。

では、どうすればこのスコープクリープ問題を回避できるでしょうか。クライアントに要件を伝え、プロジェクトスコープのドキュメントを作成するよう依頼します。クライアントが署名したドキュメントを取得します。プロジェクトの途中で変更を加えなければならない場合でも、メジャーではなくマイナーにする必要があります。スコープの変更の処理は簡単ではありません。

3.タスクとプロジェクトを優先しない
すべてのプロジェクトが同じというわけではありません。期限の厳しいプロジェクトもあれば、そうでないプロジェクトもあります。一部のプロジェクトはより広い範囲を持ち、他よりも複雑です。ほとんどのプロジェクトマネージャーはこれを無視する傾向があり、締め切りが近いプロジェクトを無視する一方で、締め切りが遠いプロジェクトを開始することになります。では、どのようにすればすべてのプロジェクトを効率的に管理できるでしょうか。ここでプロジェクトの優先順位付けが役立ちます。実際、きめ細かいレベルで作業し、タスクとサブタスクにも優先順位を付ける必要があります。オンラインのタスク管理ソフトウェアを使用すると、簡単にそれを行うことができます。

4.無能なプロジェクトマネージャーとチーム
不十分なプロジェクト管理の結果の1つは、プロジェクトの失敗です。プロジェクトの失敗につながる主な要因は、未熟なまたは経験の浅いプロジェクトマネージャーを採用することです。中小企業でプロジェクトを管理するプロジェクトマネージャーの70%が正式なトレーニングを受けておらず、認定資格のない専門家であることを知って驚かれることでしょう。

長年にわたる多様なプロジェクト管理の経験とスキルを持つ認定プロジェクトマネージャーを常に指定する必要があります。認定された高度なスキルを持つプロジェクトマネージャーでさえ、その下のチームが無能な場合、成功することはできません。有資格のプロジェクトマネージャーだけでなく、より多くのプロジェクトを成功させるための有能なチームも必要です。

5.チームおよび利害関係者との不十分なコミュニケーション
チームメンバー間のコミュニケーションの不足とコラボレーションの欠如は、プロジェクトにとって致命的となる場合があります。コミュニケーション不足が原因プロジェクトの57%が失敗したことをご存知ですか?一貫してチームとコミュニケーションを取り、共通の目標を達成するためにチームを団結させ続けるようにしてください。

オタワ大学で行われた調査よると、プロジェクトの33%が利害関係者の関心の欠如のために失敗するので、それはあなたを悩ませるべきです。

プロジェクトマネージャーに尋ねると、忙しいプロジェクト関係者がプロジェクトに関与し続けるのがどれほど難しいかがわかります。彼らにプロジェクトの進捗状況を知らせ、フィードバックをもらいましょう。彼らがあなたのプロジェクトに価値を見いだしたら、彼らはあなたのプロジェクトに強い関心を持ち始めます。彼らがあなたのプロジェクトから得ようとしている利益を強調し、彼らはあなたのプロジェクトに従事し続けるでしょう。

6.すべてを手動で行う
すべてを自分で管理し、すべてを手動で実行することは、プロジェクト管理で最も大きな間違いです。これにより、プロジェクトが失敗する可能性が大幅に高まります。テクノロジー、ツール、テクニックの力を活用してプロジェクトを効率的に管理し、締め切り前に予算内でプロジェクトを完了する可能性を高めます。プロジェクト管理ソフトウェアがあなたを救うことができる場所です。

7.不十分なリソース管理
スペクトルの一方の側には、リソースの不足について不満を言うプロジェクトマネージャーがいます。スペクトルのもう一方の側には、十分なリソースを持っているが、それを効率的に管理していないプロジェクトマネージャーがいます。プロジェクトが失敗しないようにするには、構造を細分化して作業を作成し、各タスクにリソースを割り当てます。また、スコープクリープを克服するためにより多くのリソースが必要な場合に備えて、リソースバッファーを保持してください。

8.間違ったプロジェクト管理方法の選択
プロジェクト管理に関しては、「1つのサイズですべてに対応」という公式は適用されません。プロジェクトはそれぞれ異なり、ニーズも異なります。プロジェクト管理のミスに関しては、間違ったプロジェクト管理方法を選択することほど悪いことはありません。間違った選択はプロジェクトの失敗につながる可能性があるため、プロジェクト管理方法論を選択する前に、プロジェクトをより深く理解する必要があります。

9.変更を適切に管理しない
プロジェクトマネージャーがクライアントからの変更要求を受け入れる以外に選択肢がない場合があります。これは、ほとんどのプロジェクトマネージャーが苦労する傾向がある場所です。変更の管理方法は、プロジェクトの結果に影響します。変化は別の方法ではなく、上から始まり、下に流れていきます。チームメンバーは最初は変更に抵抗するかもしれませんが、プロジェクトマネージャーが変更を受け入れているのを見たとき、彼らは争いに参加します。予期しないクライアントの要求に驚かされないように、予期しない事態に備えてください。

10.プロジェクトの選択時に会社の指示を無視する
会社のビジョン、使命、および将来の戦略的方向性と矛盾するプロジェクトを管理する会社を見たことがありますか?ご自分でこのフェーズを通過したか、そのような慣行に関与している組織を見た可能性がありますか。

また、プロジェクトチームがプロジェクトの上級管理者の関心の欠如について不満を言うのを聞いたことがあるかもしれません。これは、チームが取り組んでいるプロジェクトが会社の戦略的な方向性と一致しないために発生します。そのため、トップマネジメントはそのようなプロジェクトに貴重な時間を費やしたくないのです。

プロジェクトが組織に付加価値を与えておらず、プロジェクトが戦略的目標を達成するのに役立っていない場合、リソースを浪費しても意味がありません。クライアントからプロジェクトを取得するときのリトマステストとしてこれを使用します。

あなたが犯したプロジェクト管理の間違いと、それによってどれだけの費用がかかりましたか?




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